Курьеры и охранники, продавцы и водители, операторы колл-центров и повара могут выходить на работу день через день, а могут чередовать ночные смены с дневными. Это гибкий график — рабочее время здесь определяется по договорённости, а зарплата зависит от количества отработанных часов.

В то же время сотрудники имеют нормы рабочего времени — если в трудовой инспекции узнают, что работодатель их нарушает, ему выпишут штраф. Рассказываем, какие внутренние документы нужно поменять в компании и как правильно считать рабочие часы, чтобы перевести работников на гибкий график и не оправдываться перед инспектором.


Считаем норму рабочего времени

Для начала нужно посчитать, сколько могут работать ваши сотрудники — количество рабочих дней в месяце умножаем на восемь часов. Можно скачать уже готовый производственный календарь на следующий год — в нем подсчитаны рабочие и выходные дни, праздники и общая норма рабочего времени на год с учётом постановления Правительства «О переносе выходных дней».

Стандартный учётный период для сотрудников, работающих 5/2, — месяц. При гибком графике отрезок может быть две недели, месяц, два или три, главное — не больше года.

Обычно при найме работников с гибким графиком расчётный период определяет бухгалтер — для каждой профессии отрезок времени свой и зависит от количества рабочих часов в месяце. Иногда это могут быть две недели, иногда — три месяца: обычно длинные периоды берут, чтобы не оплачивать переработки.

Если в вашей компании нет бухгалтера, расчётный период и рабочие часы несложно посчитать самому. Просто найдите среднее арифметическое интересующего отрезка времени. Например, в январе повар работал десять дней по 14 часов — вышло 140 часов при норме в 120 часов. В феврале работник трудился те же 10 дней, но на час меньше — 130 часов при норме в 151 час. «Лишние» 20 часов переходят в следующий месяц и уравновешивают счёт.

Составляем допсоглашение к договору

Суммарный учёт рабочего времени нужно прописать во внутреннем трудовом распорядке компании. Там же указывают особенности гибкого графика — форма соглашения может быть свободной, образец можно взять тут.

При найме нового сотрудника дополнительное соглашение можно не оформлять — все данные о гибком графике укажите в разделе трудового договора «Режим труда и отдыха».

Меняем внутренний трудовой распорядок

Затем нужно изменить действующие правила внутреннего трудового распорядка или принять новые. Придумайте название документа («График выхода на смену», «Рабочий график»), укажите, для каких должностей в компании он предусмотрен, как считается норма рабочего времени и учётный период, как часто будет переиздаваться документ.

Заполняем табель и график учёта рабочего времени

Сейчас от графиков рабочего времени отказываются — даже если в штате компании двадцать человек, уследить за ними сложно, поэтому компании устанавливают автоматизированные или цифровые системы учёта рабочего времени. Это могут быть турникеты с карточками, электронные пропуска или сканеры QR-кодов. В таком случае рабочее время и переработки считает программа.

Если цифровой учёт явок на работу не ведётся, заводят табель и график рабочего времени.